يصف هذا القسم مسؤولية المحاسب المعد للتقارير المتعلقة بحفظ سجلات عن مكافحة غسيل الأموال وتمويل الإرهاب. من المسلم به أن "نهج طريقة واحدة تلائم الجميع" هو نهج لا يعمل بشكل جيد بالنسبة لجميع المنشآت المبلغة. ومع ذلك، واتساقاً مع الالتزامات ذات العلاقة، وبموجب قانون مكافحة غسيل الأموال وتمويل الإرهاب، على المحاسبين حفظ سجلات ومستندات وأدلة تدعم الامتثال لتلك الالتزامات. وفي الواقع العملي، يحتفظ المحاسب (المدقق) بسجلات للتدليل على امتثاله لقانون مكافحة غسيل الأموال وتمويل الإرهاب ولوائحه التنفيذية، وللتدليل بشكل خاص على الامتثال لتطبيق النهج القائم على المخاطر للتخفيف من حدة المخاطر، وتنفيذ إجراءات العناية اللازمة بخصوص العملاء والمتابعة المستمرة. تشمل هذه السجلات على سبيل المثال لا الحصر:-
- المستندات والبيانات التي جمعت من خلال تنفيذ إجراءات العناية اللازمة بخصوص العملاء.
- ملفات الحسابات.
- مراسلات العمل التي تتم مع العملاء.
- نتائج تحليلات تقارير المعاملات المشبوهة التي نفذت.
لا بد أن تكون سجلات المعاملات كافية لتسمح بإعادة تتبع المعاملات الفردية وذلك لتقديم أدلة، إن لزم الأمر، لملاحقة الأعمال الإجرامية. وبذلك، تؤدي عملية حفظ السجلات إلى اكتشاف المتورطين في الأموال وتمويل الإرهاب وتقديم أدلة مادية يمكن للسلطات المختصة تتبعها وذلك لمحاكمة ومتابعة المجرمين.
1. مدة الاحتفاظ بالسجلات؟
ينبغي أن يطلب من المحاسب/ المدقق حفظ جميع السجلات اللازمة عن المعاملات، المحلية والدولية على حدٍ سواء، لمدة عشر سنوات على الأقل بعد اكتمال المعاملات. وينبغي أن يطلب من المدقق حفظ جميع السجلات التي جمعت من خلال إجراءات العناية اللازمة بخصوص العملاء، وملفات الحسابات ومراسلات الأعمال، ونتائج أي تحليل تم إجراؤه، لمدة عشر سنوات على الأقل بعد إنهاء علاقة العمل أو بعد تاريخ المعاملة العارضة.
ينبغي أن يحتفظ المدققون بالسجلات لفترة أطول من عشر سنوات المذكورة أعلاه في الحالات التالية:-
(أ)إذا كانوا قد رفعوا تقرير معاملة مشبوهة إلى وحدة المعلومات المالية فيما يخص المتقدمين للأعمال أو العملاء الحاليين.
(ب)إذا نما إلى علمهم أن المتقدم بطلب أعمال أو أحد العملاء يخضع لتحريات بموجب جهة إنفاذ قانونية أو سلطة قضائية بسبب قضايا متعلقة بغسيل الأموال أو تمويل الإرهاب.
وعلى المدققين التأكد من أن جميع سجلات إجراءات العناية اللازمة بخصوص العملاء، والبيانات والمستندات أو المعاملات والعمليات متاحة دون أي تأخير للسلطات المعنية عند الطلب. وعلى المدققين أيضاً وضع نظم ملائمة للتأكيد على الاستجابة السريعة لطلبات السلطات المختصة.
2. مكان حفظ السجلات
السجلات المتعلقة بتقارير الأنشطة المشبوهة الداخلية والخارجية ليست جزءاً من أوراق العمل المتعلقة بالأعمال التي يطلب العميل تنفيذها، وينبغي أن تحفظ بشكل آمن ومنفصل باعتبار أن ذلك إجراء وقائي يحول دون التنبيه والإفصاح غير المقصود لمن يستخدم أوراق العميل بشكل روتيني.
3. ما الذي تحتاجه المنشآت والمتعلق بترتيبات الأطراف الثالثة؟
يمكن للمنشأة أن تتعاقد مع منشأة أخرى لأداء بعض المهام المتعلقة بمكافحة غسيل الأموال - إجراءات العناية اللازمة بخصوص العملاء أو التدريب على سبيل المثال. وفي هذه الحالات، على المنشأة أن تتحقق أيضاً من أن إجراءات حفظ السجلات لدى الطرف الآخر هي إجراءات ملائمة وكافية لإثبات الامتثال لالتزامات غسيل الأموال وتمويل الإرهاب، وإذا لم يكن الوضع كذلك، فعلى المنشأة أن تحتفظ بنسخ من السجلات. وعلى المنشأة أيضاً أن تدرس الكيفية التي ستحصل بها على السجلات من الطرف الآخر عندما تحتاجها، إلى جانب معرفتها بالإجراءات التي ستتخذ بشأن السجلات في حال توقف الطرف الآخر عن تقديم الخدمة.
3. ما هي المتطلبات المتعلقة بالتخلص من البيانات الشخصية؟
قد تتطلب الأنظمة أن تتخلص المنشأة من أي بيانات شخصية بمجرد انقضاء المدة المنصوص عليها في النقطة (1) من هذه الإرشادات، إلا إذا:-
كان المطلوب من المنشأة أن تحتفظ بتلك البيانات بموجب التزام قانوني.
كان المطلوب من المنشأة أن تحتفظ بالبيانات لأغراض إجراءات تقاضي.
إذا حصلت المنشأة على موافقة صاحب البيانات بالاحتفاظ بها.
ليس من المطلوب من المنشآت أن تحتفظ بأي سجلات لأكثر من 10 سنوات بعد انتهاء علاقة العمل.